Administratíva realitného makléra sa nedá úplne odstrániť. Inzerát treba napísať, podklady zozbierať a faktúru vystaviť. Problém nastáva, keď papierovačky zaberú čas, ktorý mal patriť obhliadkam, náboru a klientom. Koľko času na to padne a na čom presne, sa pritom dá zistiť jednoducho.
Nižšie je rozpis času makléra pri jednej nehnuteľnosti, postup, ako si zmerať vlastný týždeň, a poradie krokov, ktorými sa dá administratíva zmenšiť bez toho, aby niečo podstatné vypadlo.
Koľko času zaberie administratíva realitného makléra
Podľa prepočtu rdPORTAL strávi maklér pri jednej nehnuteľnosti za počítačom približne tri hodiny:
- prepis inzerátu pre jednotlivé portály: 45 minút,
- úprava a usporiadanie fotiek: 30 minút,
- založenie obchodného prípadu: 20 minút,
- zbieranie podkladov: 60 minút,
- faktúra a výpočet provízie: 25 minút.
Maklér, ktorý za mesiac naberie štyri nové nehnuteľnosti, tak pri nich strávi okolo dvanástich hodín. To je viac ako jeden a pol pracovného dňa za mesiac.
V rozpise navyše nie je práca, ktorá prichádza počas predaja: zmeny cien, odpovede na dopyty, správy pre predávajúceho o tom, ako predaj pokračuje, a hľadanie kontaktov, ktoré niekto zapísal na papierik.
Kde sa čas makléra stráca
Inzerát pre každý portál zvlášť
Každý portál má iný formulár a iné povinné polia. Maklér ten istý text vkladá niekoľkokrát, vyberá kategóriu, lokalitu a parametre a nahráva fotky v správnom poradí. Pri každej zmene ceny sa to opakuje. Ako sa tomu vyhnúť, opisujeme v článku Ako dať inzerát na všetky realitné portály naraz.
Fotky
Výber záberov, poradie, narovnanie krivých stien, doladenie tmavých miestností a orez. Kto fotí sám mobilom, strávi pri úprave viac času než pri samotnom fotení.
Obchodný prípad
Meno predávajúceho, adresa, parametre nehnuteľnosti, dohodnutá provízia. Ak má kancelária inzerciu v jednom programe a obchody v inom, maklér tie isté údaje píše znova.
Podklady
Najdlhšia položka. Doklady k nehnuteľnosti, údaje o mesačných nákladoch od správcu domu, súhlasy klienta so spracovaním osobných údajov a AML podklady. Veľa z neho zaberie čakanie a pripomínanie, keď majiteľ posiela dokumenty po jednom a maklér nevie, čo ešte chýba.
Faktúra a provízia
Prepis súm z obchodného prípadu do fakturačného programu a výpočet provízie podľa pravidiel kancelárie. Pri ručnom prepise vznikajú chyby, ktoré sa potom riešia pri výplatách. Ako nastaviť pravidlá, aby sa o províziách nedebatovalo, rozoberáme v článku Provízie maklérov.
Ako si zmerať vlastný čas
Prepočet rdPORTAL je orientačný. Vaše čísla môžu byť vyššie alebo nižšie podľa toho, ako máte kanceláriu zariadenú. Najpresnejšie ich zistíte jednoduchým zápisom počas jedného bežného týždňa:
- Pripravte si tabuľku so stĺpcami: deň, činnosť, nehnuteľnosť, minúty.
- Celý týždeň zapisujte každú činnosť za počítačom alebo v telefóne, ktorá trvá dlhšie ako päť minút.
- Na konci týždňa činnosti zoskupte, napríklad inzercia, fotky, podklady, faktúry, dopyty, hľadanie informácií.
- Pri každej skupine si poznačte, či ste písali údaje, ktoré už niekde zapísané boli.
Pri vyhodnotení si všímajte hlavne posledný bod. Údaje, ktoré píšete po druhý raz, sa dajú zjednodušiť najľahšie.
Ako vrátiť čas: čo zjednodušiť ako prvé
Začnite tam, kde sa údaje zapisujú viackrát, a až potom riešte zvyšok. Poradie, ktoré sa dá zvládnuť postupne:
- Údaje o nehnuteľnosti zadávajte raz. Inzerát, obchodný prípad aj faktúra majú brať údaje z jednej evidencie. Kým má kancelária inzerciu, kontakty a faktúry v troch programoch, prepisovanie nezmizne.
- Pošlite majiteľovi zoznam podkladov hneď na prvom stretnutí. Jeden zoznam všetkého, čo potrebujete, s termínom. Ušetríte si niekoľko kôl e-mailov a telefonátov.
- Píšte poznámky z obhliadky hneď a vždy v rovnakom poradí. Byt, dom, náklady, okolie, odovzdanie. Z takých poznámok sa inzerát píše rýchlo a AI z nich vie pripraviť návrh textu. Ako na to, nájdete v článku Ako napísať inzerát na predaj bytu.
- Vystavujte faktúru z obchodného prípadu. Suma, klient a nehnuteľnosť sú v ňom už zapísané. Ručný prepis je zbytočný krok a zdroj chýb.
- Nechajte dopyty chodiť rovno do systému. S priradeným maklérom a nehnuteľnosťou. Odpadne preposielanie e-mailov a hľadanie, kto sa komu mal ozvať.
- Vyhraďte si na administratívu pevný čas. Napríklad hodinu poobede. Keď sa papierovačky robia priebežne medzi telefonátmi, trvajú dlhšie a vyrušujú pri práci s klientmi.
Čo administratívu zbytočne predlžuje
- Každý maklér má vlastný systém. Jeden vedie tabuľku, druhý zošit, tretí poznámky v telefóne. Keď niekto ochorie alebo odíde, jeho obchody sa skladajú z útržkov.
- Odkladanie na piatok. Po týždni si maklér už nepamätá detaily z obhliadky a inzerát píše dlhšie a horšie.
- Nejasné rozdelenie úloh. Ak má kancelária asistentku, musí byť jasné, čo robí ona a čo maklér. Inak robia niektoré veci obaja a iné nikto.
- Hľadanie vzorov a dokumentov. Ak každý maklér hľadá aktuálnu verziu dokumentu v inom priečinku, časom sa v kancelárii používajú rôzne verzie.
Na čo použiť ušetrený čas
Hodiny, ktoré maklér získa späť, sa oplatí vedome naplánovať. Inak ich zaplní ďalšia administratíva alebo telefonáty bez cieľa. Tri oblasti, ktoré pri nedostatku času trpia ako prvé:
- Nábor. Pravidelné telefonáty z databázy a kontrola nových súkromných ponúk v lokalite. Postup opisujeme v článku Nábor nehnuteľností.
- Predávajúci. Pravidelná správa o tom, koľko ľudí sa na nehnuteľnosť pýtalo a koľko prišlo na obhliadku. Takú správu predávajúci ocení a ľahšie vás odporučí známym.
- Záujemcovia, ktorí kúpu odložili. Telefonát po pár mesiacoch, keď sa v ponuke objaví niečo, čo zodpovedá ich zadaniu.
Ako to rieši rdPORTAL
rdPORTAL je systém na správu realitnej kancelárie a jeho moduly pracujú s tými istými údajmi. Nehnuteľnosť zadáte raz a z toho istého záznamu vznikne inzerát, obchodný prípad aj faktúra.
- AI asistent rdAGENT pripraví návrh inzerátu z vašich poznámok z obhliadky. Maklér ho pred zverejnením skontroluje a schváli.
- Fotky si doladíte v AI editore: expozíciu, orez a narovnanie. Výsledok schvaľujete vy.
- Inzerát sa zverejní na portáloch aj na webe kancelárie naraz a zmena ceny sa prenesie všade.
- Faktúru vystavíte priamo z obchodného prípadu a províziu dopočíta systém podľa pravidiel, ktoré si nastavíte.
- Dopyty z webu aj z portálov chodia rovno do systému.
- Súhlasy, poučenia a AML podklady máte evidované pri obchode.
Kto nechce sedieť za počítačom, môže s rdPORTAL pracovať aj cez WhatsApp. Správu napíše alebo nahovorí ako kolegovi. Zoznam všetkých modulov nájdete na stránke rdPORTAL.
