CRM pre realitné kancelárie je program, v ktorom má kancelária evidované kontakty, nehnuteľnosti a rozpracované obchody. Znie to samozrejme, ale v mnohých realitkách to vyzerá inak. Telefónne čísla predávajúcich sú v mobile makléra, rozpísané obchody v jeho hlave a podklady k zmluve niekde v e-mailoch. Kým maklér v kancelárii pracuje, dá sa to zvládnuť. Keď odíde, s ním často odídu aj klienti.
V článku nájdete, podľa čoho spoznáte, že vám súčasný spôsob prestáva stačiť, čo by mal softvér pre realitné kancelárie vedieť, ako ho vyskúšať pred kúpou a ako prebieha prechod zo starého systému.
„Kontakty, ktoré kancelária roky buduje, sú jej najcennejší majetok. Nemôžu byť v telefóne jedného makléra.“
Kedy kancelárii prestanú stačiť tabuľky a telefón
Pri jednom maklérovi a desiatich nehnuteľnostiach vystačí Excel a kalendár. Problémy prichádzajú postupne, s každým ďalším človekom a každou ďalšou zákazkou. Typické signály vyzerajú takto:
- Ten istý predávajúci je v databáze trikrát, zakaždým s iným číslom alebo poznámkou.
- Pred poradou zisťujete stav obchodov tak, že obvoláte maklérov.
- Záujemca, ktorý sa pred mesiacom pýtal na trojizbový byt, sa už nikomu neozval, lebo si ho nikto nezapísal.
- Výpočet provízií na konci mesiaca zaberie celé popoludnie a vždy sa o ňom niekto dohaduje.
- Nový maklér nevie, ktorým kontaktom kancelárie už volal kolega.
Ak sa vás týkajú aspoň dva body, kancelárii chýba spoločný systém, do ktorého všetci zapisujú to isté a rovnakým spôsobom.
Čo má vedieť CRM pre realitné kancelárie
Všeobecné CRM pre obchodníkov sa dá na reality prispôsobiť, ale veľa vecí si budete dorábať. Realitná kancelária má vlastnú logiku. Na jednej strane je predávajúci a nehnuteľnosť, na druhej záujemcovia a medzi nimi obhliadky, rezervácia, zmluvy a provízia. Program pre realitky by mal tieto vzťahy poznať od začiatku.
Kontakty s históriou
Pri každom kontakte potrebujete vidieť, kto s ním hovoril, kedy a o čom, aké nehnuteľnosti ho zaujímali a v akej fáze sa nachádza. Dobré CRM upozorní, keď zakladáte kontakt, ktorý už v databáze je. V rdPORTAL na to CRM upozorní pri zakladaní kontaktu. Kontakty sú evidované na kanceláriu a maklér k nim má prístup podľa toho, ako to nastavíte.
Nehnuteľnosti a ich stavy
Každá nehnuteľnosť má mať stav, napríklad nová, rezervovaná alebo predaná. Keď stav zmeníte, mal by sa prejaviť všade, kde sa s nehnuteľnosťou pracuje, vrátane inzerátov na portáloch.
Obchodné prípady vo fázach
Obchodný prípad spája predávajúceho, nehnuteľnosť, záujemcov, dokumenty a províziu. Keď sú obchody rozdelené do fáz, majiteľ vidí, koľko ich je rozpracovaných, kde sa zasekli a ako je na tom ktorý maklér.
Dopyty, ktoré sa nestratia
Dopyty z webu a z portálov by mali chodiť rovno do systému a mať priradeného makléra. Ak ich niekto ručne prepisuje z e-mailu, časť sa stratí. Najčastejšie tie, ktoré prídu večer alebo cez víkend.
Inzercia napojená na portály
Ak CRM nevie posielať inzeráty na portály, maklér zadáva tú istú nehnuteľnosť niekoľkokrát. Ako to funguje s prepojením, opisujeme v článku ako zverejniť inzerát na všetkých realitných portáloch naraz.
Financie a provízie
Faktúra vystavená priamo z obchodného prípadu, provízia vypočítaná podľa pravidiel kancelárie a prehľad príjmov a nákladov. Pri ručnom prepisovaní súm vzniká najviac chýb práve tu.
Dokumenty a GDPR
Vzory zmlúv v aktuálnej verzii, súhlasy so spracovaním osobných údajov a AML podklady ku každému obchodu. Keď príde kontrola alebo sťažnosť klienta, potrebujete ich nájsť za pár minút.
Ako vybrať softvér pre realitnú kanceláriu
Pri výbere sa oplatí začať tým, ako u vás vyzerá bežný týždeň. Funkcie prídu na rad až potom. Postup, ktorý sa osvedčil:
- Spíšte, čo dnes robíte ručne. Prepis inzerátov, výpočet provízií, hľadanie kontaktov, prehľady pre majiteľa. Pri každej položke odhadnite, koľko času vám zaberie za týždeň.
- Určte, kto bude systém používať. Majiteľ, makléri, asistentka, účtovníčka. Každý potrebuje niečo iné a každý má mať prístup len k tomu, čo potrebuje.
- Vyskúšajte ho na reálnom prípade. Vezmite nehnuteľnosť, ktorú práve predávate, a prejdite ju v deme od náberu po faktúru.
- Pozrite sa, ako sa s ním pracuje v teréne. Maklér zapisuje poznámky po obhliadke v aute alebo na chodbe paneláku. Ak to cez mobil nejde rýchlo, robiť to nebude.
- Pýtajte sa na prechod a dáta. Kto prenesie kontakty a ponuky, ako dlho to trvá, kde sú dáta uložené a čo sa s nimi stane, ak spoluprácu ukončíte.
- Overte cenu a viazanosť. Zistite, čo je v základnej cene, za čo sa platí navyše a či sa môžete kedykoľvek odhlásiť.
Na čo sa pýtať pred podpisom
- Prenesiete nám existujúce kontakty a ponuky, alebo ich máme zadať sami?
- Ako dlho trvá nasadenie a kto zaškolí maklérov?
- Na ktoré portály vie systém posielať inzeráty a ako rýchlo sa tam objavia?
- Ako sa nastavujú pravidlá provízií, ak má každý maklér iné percento?
- Kde sú uložené dáta a dajú sa kedykoľvek exportovať?
- Je zmluva na dobu určitú a aké sú podmienky výpovede?
- Na koho sa obrátime, keď niečo nefunguje, a ako rýchlo odpovedá?
Odpovede si zapíšte. Keď budete porovnávať dva alebo tri systémy, pomôžu vám viac než zoznam funkcií v prospekte.
Ako prebieha prechod na nové CRM
Majitelia sa najviac boja, že sa kancelária na týždeň zastaví. Pri dobre pripravenom prechode sa to nestane. Postupuje sa zhruba takto:
- Vyexportujete kontakty a ponuky zo súčasného systému alebo z tabuliek.
- Dodávateľ ich nahrá do nového systému, zlúči duplicity a skontroluje polia.
- Nastaví sa prepojenie na portály a na web kancelárie.
- Makléri prejdú zaškolením a prvý inzerát zverejníte spolu s podporou.
V rdPORTAL trvá prechod jeden deň. Prevezmeme vaše kontakty a ponuky, nastavíme prepojenie na portály a prvý inzerát prejdeme s vami naživo. Systém je bez viazanosti a ceny sú zverejnené v cenníku.
Prvé týždne sledujte, či makléri zapisujú do systému aj telefonáty a obhliadky. Ak nezapisujú, zvyčajne im zápis trvá príliš dlho alebo nevedia, kam čo patrí. Riešte to hneď, kým sa nevrátia k papierikom a vlastným tabuľkám.
Čo z CRM získa majiteľ a čo maklér
Majiteľ získa prehľad. Vidí rozpracované obchody, výsledky jednotlivých maklérov a čísla kancelárie bez toho, aby ich niekto skladal z tabuliek. Pri viacerých pobočkách to býva hlavný dôvod, prečo sa kancelária do systému pustí.
„Keď máte pobočky v rôznych mestách, najťažšie je mať pravdivý obraz o tom, čo sa reálne deje. Predtým som na čísla čakal do konca mesiaca. Dnes otvorím jeden prehľad.“
Maklér získa čas a istotu. Históriu klienta nemusí nosiť v hlave, inzerát zadá raz a pri provízii vidí, z čoho sa jeho odmena skladá. Pri výplatách potom ubudne otázok aj dohadovania.
V rdPORTAL sú CRM, lídy, obchodné prípady, synchronizácia na portály, faktúry, provízny systém, kariérny plán maklérov aj podklady pre GDPR a AML prepojené tak, že pracujú s tými istými údajmi. Zoznam modulov nájdete na stránke rdPORTAL. Inzeráty z poznámok z obhliadky píše AI asistent rdAGENT.
Chyby pri zavádzaní CRM
- Systém vyberal len majiteľ. Makléri ho potom používajú len formálne. Prizvite na demo aspoň jedného makléra, ktorý má najviac obchodov.
- Do nového systému sa prenesie všetko bez čistenia. Staré duplicity a neplatné čísla sa presunú so všetkým ostatným. Pred importom vyraďte kontakty, ktoré sú zjavne mŕtve.
- Chýbajú pravidlá. Kto zakladá kontakt, kedy sa obchod presúva do ďalšej fázy, čo sa zapisuje po obhliadke. Bez nich má každý maklér vlastný systém v spoločnom programe.
- Starý a nový spôsob bežia súbežne. Po prechode má tabuľka skončiť. Inak sa údaje do týždňa rozídu a nikto nevie, ktorá verzia platí.
